Setări recomandate în Stripe pentru facturi corecte și conforme

Stripe oferă un sistem destul de avansat de facturare, dar pentru ca facturile să fie conforme cu legislația fiscală din România, e important să configurezi corect contul. Mai jos găsești recomandări esențiale pentru a evita erorile, munca manuală și pentru a emite facturi complete și valabile contabil.

1. Evită facturile cu valoare 0 (când nu sunt necesare)

Facturile cu valoare 0 sunt valide din punct de vedere legal, însă în majoritatea cazurilor nu sunt utile și doar încarcă inutil sistemul e-Factura și datele tale din Stripe.

Dacă valoarea 0 apare în urma unei reduceri sau a unui credit aplicat unui client real, factura e justificabilă și poate fi trimisă. Dar dacă ai produse complet gratuite și creezi automat subscripții pentru ele, vei genera sute sau mii de facturi fără valoare fiscală, care necesită totuși trimitere, validare și completare cu date fiscale.

Recomandare: nu crea deloc subscripții în Stripe pentru produse complet gratuite. Aceste subscripții nu aduc venit, dar generează clienți, facturi și activitate inutilă.

2. Emite facturi doar când există o plată reală

În Stripe, atunci când creezi un abonament sau o plată programată, se generează automat o factură cu obligație de plată. Acesta e comportamentul standard - nu poți trimite un link de plată fără o factură. În majoritatea cazurilor, clientul achită imediat, dar dacă factura e marcată finalizată și nu e plătită, ea tot trebuie emisă către ANAF.

Odată finalizată, o factură nu mai poate fi ștearsă, iar numărul de serie devine permanent. Dacă ulterior constați că nu ar fi trebuit emisă, va trebui să trimiți o factură storno pentru a corecta situația contabilă.

Recomandări:

• Finalizează facturile doar în momentul în care plata e așteptată (abonament activ, client real).
• Evită generarea de facturi automate în contexte în care nu va exista o plată.

3. Completează corect detaliile clientului

Pentru ca o factură să fie validă și să poată fi acceptată de ANAF, trebuie să conțină numele firmei, adresa completă și CUI-ul. Stripe permite adăugarea acestor informații în profilul clientului, dar e responsabilitatea ta să te asiguri că sunt completate corect înainte de trimitere.

Dacă folosești Stripe Checkout, activează opțiunea billing_address_collection = 'required' ca datele de facturare să fie colectate automat.

Pentru persoanele juridice, aplicația Stripe eFactura completează automat adresa pe baza CUI-ului, dacă e introdus corect. Pentru persoanele fizice, Stripe nu afișează implicit câmpul pentru județ în interfață, iar adresa completă trebuie completată manual sau, dacă e posibil, prin API.

• Activează billing_address_collection = 'required' în Stripe Checkout pentru a colecta datele necesare.
• Dacă clientul introduce un CUI valid, adresa va fi completată automat prin aplicația Stripe eFactura, folosind datele de la ANAF.
• Pentru persoane fizice, verifică și completează manual adresa completă, inclusiv județul, înainte de a trimite factura.

4. Aplică TVA corect

Regimul TVA diferă în funcție de tipul clientului (persoană fizică sau juridică), locație (în România sau în afara UE) și natura serviciului. Pentru a evita erori sau ajustări ulterioare, e esențial să consulți contabilul în legătură cu modul corect de aplicare a TVA-ului în Stripe.

Stripe oferă opțiunea de a folosi Stripe Tax, care poate ajuta la aplicarea automată a taxelor, însă nu acoperă toate cazurile particulare cerute de legislația fiscală din România.

În funcție de activitatea ta, e posibil:

• Să NU aplici TVA (ex: dacă clientul e din afara României și se aplică regimul de scutire).
• Să fie necesară o mențiune specifică pe factură (ex: „neimpozabil în România" pentru livrări intracomunitare).
• Să aplici cote diferite de TVA în funcție de produs (ex: 0%, 9%, 19%, 21%).

Pentru pașii concreți de schimbare a cotei standard de la 19% la 21% (în vigoare din 1 august 2025), vezi Cum modifici TVA-ul din Stripe →

Recomandare: asigură-te că toate produsele și taxele din Stripe sunt configurate corect, fie manual, fie prin API. Pentru fiecare client și tranzacție, trebuie selectată taxa potrivită (sau lipsa acesteia), în funcție de regimul aplicabil. Aplicația Stripe eFactura va prelua automat taxele configurate pentru fiecare linie de produs, așa cum apar în Stripe.

5. Nu folosi cupoane Stripe dacă emiți facturi cu TVA

Exemplu real

Factura generată automat de Stripe (incorect):

Stripe aplică discountul înainte de calculul TVA, ceea ce duce la o bază de impozitare incorectă. TVA-ul e calculat greșit și raportarea către ANAF devine neconformă.

Factură conformă cu e-Factura:

În factura corectă, discountul e aplicat pe valorile fără TVA, iar TVA-ul se calculează separat. Asta e forma corectă de raportare în e-Factura.

Soluție recomandată

• Nu folosi sistemul de Coupons / Promotion Codes din Stripe dacă emiți facturi cu TVA.
• Aplică reducerile manual, ca linii separate în factură, direct în valoare fără TVA.

6. Mențiuni legale necesare pentru clienți din afara României

Dacă emiți facturi către clienți din afara României - fie că firma ta e plătitoare de TVA sau neplătitoare - e important ca factura să includă mențiunile legale corecte privind scutirea de TVA.

Cazuri frecvente și mențiunile recomandate

Înainte de a adăuga mențiunile fiscale, verifică ce tip de clienți ai:

• Doar clienți din România - e suficient să adaugi CUI-ul firmei tale la secțiunea Invoice tax information din Stripe, fără mențiuni fiscale suplimentare.
• Clienți din alte țări (UE sau non-UE) - continuă cu tabelul de mai jos și adaugă mențiunea corespunzătoare în funcție de tipul de client.

Codul TVA se actualizează în contul tău Stripe, în secțiunea Settings → Billing → Invoices → Invoice Tax information. Adaugi codul TVA (CUI-ul sau codul intracomunitar) și apoi Set as default.

Dacă folosești API-ul Stripe și ai mai multe coduri TVA (ex: unul pentru România și altul pentru tranzacții intracomunitare), acestea trebuie specificate în câmpul account_ids.

Aceste mențiuni pot fi adăugate automat în câmpul footer al facturii din Stripe. Aplicația Stripe eFactura preia aceste mențiuni și le include automat în fișierul XML transmis către ANAF, dacă sunt configurate corect la sursă.

7. Configurează corect seria și numerotarea facturilor

În România, facturile trebuie să aibă o numerotare secvențială, fără întreruperi, pentru fiecare serie. În Stripe, această serie e definită prin prefixul facturii.

Ce trebuie să știi

• Dacă ai emis anterior facturi din Stripe pe care nu le-ai trimis către e-Factura cu exact aceeași serie și număr, iar acum dorești să începi trimiterea prin această aplicație, e obligatoriu să începi cu o serie nouă.

Cum setezi seria și numerotarea corectă

1. Accesează Stripe Invoice Settings →
2. În secțiunea Invoice numbering, setează un prefix nou, pe care nu l-ai mai folosit până acum (ex: PRNOU).
3. Activează opțiunea Sequential for entire account ca Stripe să folosească o singură numerotare secvențială la nivelul întregului cont.
4. În secțiunea Next live invoice sequence, trece 1.
5. Salvează setările. De acum înainte, toate facturile Stripe vor avea această serie și pot fi trimise prin aplicația Stripe e-Factura.

Disclaimer: Informațiile prezentate pe această pagină au scop informativ și se bazează pe datele disponibile la momentul publicării. Nu constituie consultanță fiscală oficială. Consultă întotdeauna un specialist fiscal sau contabil pentru a valida cerințele aplicabile situației tale.